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史上最完整的沙龙活动策划总结

赵威
2015-11-10
对于运营人员来说,现在的工作越分越细。在经过行业大牛和运营高手们的不断完善和总结后,如今的运营工作笼统的可分为三大部分:内容运营、用户运营、活动运营。对于活动运营,业内人士的理解又有分别,或针对用户的 ...
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导语:对于运营人员来说,现在的工作越分越细。在经过行业大牛和运营高手们的不断完善和总结后,如今的运营工作笼统的可分为三大部分:内容运营、用户运营、活动运营。对于活动运营,业内人士的理解又有分别,或针对用户的娱乐活动,或针对目标用户或潜在用户的沙龙、会议活动,还有基于展会期间的推广活动等。今天我要分享的是活动运营中沙龙活动这一部分的经验,希望能够对刚成为运营喵或在沙龙活动工作中摸不着头脑的朋友们带来一些帮助。

在我负责沙龙活动的整个生命周期里,将沙龙活动按照时间分为前、中、后期。这三个阶段,所做的工作不同,内容也各有侧重。前期主策划、中期重执行、后期偏转化。今天先聊聊主策划的前期。

对于每一次的沙龙活动,初始的时候大致是通过这样的一种描述开始的:我想搞一个沙龙活动,一定是出于一些目的想要取得一些效果,而为此要做一系列事情。那么这里面就涉及到活动运营最重要的两个点:目的和预期。基本上这是任何一场沙龙活动的战略要点。

目的和预期如何确定

首先你要明白这样的活动,都可以实现哪些目的,其次这些目的都是基于什么需求来的。比方说,你的产品是一款初创产品,刚开始上市没有多少人用,那么这是一个需求;你的产品已经有一些种子用户了,但是因为技术门槛的缘故,多数人不能熟练的使用其中的功能或索性就不会用,这也是一个需求;你的产品已经相对成熟,进入正常的产品更新和迭代周期,需要大量用户知道你的品牌,这同样是一个需求。

对于这些需求,总结出来就是每一场沙龙活动的目的。针对第一个需求的活动目的是寻找发掘种子用户;针对第二个需求的目的是教育、解决用户使用问题;针对第三个需求的目的是推广、扩大自己的品牌知名度。凡此种种,不一一列举。

以目标为指引,然后策划和制定好活动的所有细节后,就可以对整场活动的效果有一个简单的预期。这个预期既可以量化,也可以通过一些办法来进行验证。比如,对于要获取更多用户的沙龙,预期可以是一个具体的数字。当然这个预期是要与第三阶段的具体结果来进行比较的,通过比较后才能得出这场活动是否成功的结论,以及接下来是否还要进行的决定。

接下来就谈到组成这场沙龙活动的“血与肉”了,也就是一场活动策划案中具体的项目和细节安排。以下是我所列的内容,不足和不当之处,我们可以稍后讨论。

活动类型和活动形式

对于活动类型,我定义为线上活动和线下活动。从事互联网行业的小伙伴们都知道,线上沙龙主要是基于QQ群、微信讨论组、YY等社交工具展开的活动;线下活动就是我们聊的这种,找个地方,请几位大咖聊聊干货、扯扯行业形势的活动。

线上活动的优势是灵活,可以不耽误上班时间,能够形成圈子和长时间的讨论,便于运营童鞋通过社交工具进行维护和后期的转化,缺点是时间较短,一般来说一场沙龙只有一位大咖;线下活动的优势是正式,可以与多位大咖面对面交流,时间充裕一次收获会很多,利于与会者资源和人脉的积累,现场体验很棒。选择线上还是线下,我的建议是根据自身公司类型和所讲内容来决定。

关于活动形式,可分为主办和协办两种。前者主体是我方,可以是单独主办,也可以是拉小伙伴一起玩,这样的结果就是将本篇文章所写的内容都要搞定,也是此文的意义所在;后者的主体是别家公司,我方主要负责参与,这样就会省事很多,只需要做好份内的事情即可,比如后面要提到的演讲主题、简介的准备,物料的整理等工作。

一般来说线上沙龙活动往往是单独举办,此外线下活动除非参与的人少,而且是比较私密的沙龙活动。比如前面提到的产品功能讲解、客户案例讲解分析之类的沙龙。否则都会拉几个小伙伴一起进行。

这里有两个要注意的地方
1、一场沙龙可以有多个目的,比如在推广品牌的同时,还想让听众成为自己的微信粉丝;但往往专注于一个目的,会让活动效果更佳;

2、活动目的与活动类型和形式密切相关,比方说如果你只是想统一解决部分用户的产品使用问题,线上沙龙便够用了。

演讲伙伴的选择

如果你是协办方,那就妥妥的做好主办方让你做的事情就好了。如果你是主办方,那选择几个靠谱的合作伙伴就显得很有必要。

通常来说我们选择协办方有以下几个原则:

1、大腿。什么叫大腿,就是在业界知名度高的,有影响力的,只要它们的名字一挂出去,目标听众就能蜂拥而来的企业,就叫大腿。

2、和自身产品相匹配的企业。比如你是一个做开发者服务的公司,那同样做开发者服务的企业就可以是你的选择。

3、能讲出干货的企业。有的沙龙,大家会认为很水,是因为演讲嘉宾上去后就是无休止的安利产品、安利产品、安利产品,优秀的演讲嘉宾能讲段子,能在段子中安利产品;能讲干货,能让听众在干货中获得启迪。

4、具有特殊技能的合作企业。比如他们家有个会耍宝、卖萌的机器人;他们家有些实用的优惠券;他们家能够送观众点想象不到的礼品;他们家有几个可以拉听众的优质渠道。

此外,伙伴的选择一般以三家为宜。时至今日,线下沙龙活动也逐渐有了一些约定成俗的规定,比如时间一般是下午,通常是一点到五点左右,这么长的时间里,无论是从演讲的长度和质量;还是听众的接受能力来说都是最合适的。

确定活动基本信息

1、主题
这场活动是要讲什么,这个主题的确定意味着所有演讲企业的内容都要为围绕着这个主题来进行。

确定主题的时候不妨选择一些应景儿的话题。比如最近大家都在讨论的“互联网寒冬”、“Growth hacker”或“精细化运营”之类的。

2、时间
除却上文说的具体到下午几点到几点的时间,还包括整体时间的安排和选择。

一般来说,为了避免意外和特殊情况,一场沙龙活动至少要提前一个月开始策划。那么一个月后的时间,是选择工作日还是双休日;会不会与行业预期中的热点打架之类的问题必须要考虑清楚。

工作日由于大家上班,出勤率可能不高;双休日沙龙活动就是一场小培训,配点茶点、饮料上座率还是可以保证的。

3、地点
有时候一个好的地点可以省去你好多功夫。

通常我们都会首选创业咖啡馆、专业的沙龙环境这样的地方,不过限于经费问题,我们还可以考虑联合创业空间、孵化器这样的地方进行合作。在这个层面上,孵化器里的团队本身就可以作为听众的,而且如果你是一款创业者开发工具的话,这样的合作也有助于你自身产品的推广。同时,有些孵化器还具备拉投资的能力和丰富的行业资源,通过合作与他们维护好关系,不亚于又抱到一条“大腿”。

此外,还要考虑到沙龙活动的规模,是否能满足预期的听众数量。

演讲人及演讲主题的确定

从两个角度来讲:

一是演讲者要能讲出东西,切切实实、符合主题的干货,或者至少绝大部分是干货;

二是在满足“条件一”的前提下,演讲人的身份越高,对听众的吸引力会越大,从而对你实现沙龙活动的目的也越有利。

活动流程

活动流程算是整场活动的节点限制,什么时候做什么事情,在规定的时间内做更多更有价值的事情是其要考虑的重点。

1、与协办企业前期的沟通很重要,包括对演讲内容的审核时间长度的提醒,在限定的时间里,有人讲的多,势必有人就会少,不要因为演讲时间不均匀最后让合作伙伴们心里产生疙瘩;

2、通过时间的调整,可以把控活动的内容组成,比方说如果希望互动多一些,可以相对的压缩一些演讲者的时间;

3、如果条件允许,安排个主持人会更易于把控整场活动的流程。

报名渠道及内容

报名渠道除了企业自身的微信、微博外,还可以借助一些优秀的第三方平台:

活动行、会鸽、微链、31会议、圈子管家、懒汉等。

理论上平台可以多样选择,但最终的入口最好只有一个,这样便于统计,也便于效果的评估。如果不依靠第三方平台的报名系统,可以利用麦客做个表单来进行统计。

对于报名内容来说,姓名、电话、邮、公司、部门、职位这六要素的内容都很重要。涉及到后期对这些听众的转化,信息当然是越全越好。

用细节完善整体流程

以上内容确定完成,一场沙龙活动已经基本可以推进,不过如果想让这场活动进行的更有保障或更有特色,下面这些内容也必须做一做。

制定各项工作的时间节点

前文说过,一场沙龙活动一般来说至少要提前一个月开始策划,那从启动到开会的这一个月中,最好将这些要做的工作全部罗出来并列好时间点,一一监督落实,保障整体节奏的推进。比如:

演讲人及演讲主题的确定时间;

演讲PPT资料的提供时间;

演讲地点的最终确定时间;

听众的邮件通知时间;

听众的短信通知时间;

演讲伙伴的物料提供时间;

活动预告稿的完稿时间;
……

物料及礼品的筹备

自家的和小伙伴的宣传物料,包括单页、宣传册、易拉宝要提前备好;对于礼品除了普奖外,建议可提供一些高价值礼品,作为活动期间互动环节的奖品。至于这些礼品是自己提供还是合作伙伴提供,那就靠你的手段了。

签到和速记

对于签到,一些朋友可能觉得这个事情比较鸡肋。事实上,如果当你的报名渠道是多渠道的时候,这个工作就很有必要了,至少可以统计出各个渠道的质量高低。

此外签到也是一个确认优质听众的过程。而且很多平台现在都支持电子签到的功能。

而速记,这么高大上的东西,在大家看来一定需要花钱才能搞得定吧。事实上在笔者用到速记的沙龙活动中,从来没有付费,而是直接以合作的方式进行的。事实上通过合作虽然不可能解决全部问题,但至少能解决绝大多数的问题。

而速记的重要性自不必多言,一场沙龙结束,当天晚上要通过微信发稿子,95%以上的内容准确率,凭的是啥?速记!

会场地图路线和指引

有时候你或许会选到一个比较偏僻的会场,那么做好一个可以给别人看的路线图和在活动的当天做一些简单的路引是非常必要的事情,不要让你的听众因为没找到具体地儿失望而去。
最后的四点建议:
1、听众是重中之重

一场沙龙活动,主角并非演讲者,应该是听众。没有听众,再好的主题、再优秀的演讲者都是无用功。

因此前期策划的时候,凡是能影响到听众数量的因素都要考虑进去,比如主题、演讲人、时间、地点、报名渠道等。在影响的因素里,起码要保证有两个因素能保证80%左右的听众到达效果。

2、关于合作

来掰着手指头算算,合作都能解决些什么问题:
会场的问题;
演讲嘉宾的问题;
报名渠道的问题(不止于信息发布,还有头条展示);
礼品的问题;
速记的问题;
……

3、还是要留点预算的

虽然合作能够解决一大部分的问题,但绝对不能做没有预算的准备。比方说可以留点红包预算用来推活动预告;也可以备点不错的茶歇,让下半场的听众多留下一点。


4、要不要办一场付费沙龙

基于互联网开放、自由的精神,不办付费!不过可以考虑在沙龙结束的最后挂一个支付宝付款的二维码,让愿意的朋友打个赏什么的。

在我的理解中,沙龙活动是考验运营人员整体水平的一项工作。就拿前期来说,方案的策划描述、活动预告的文案编写、活动宣传图片的策划实现、各部门团队(运营、市场、销售、设计等)之间的协调配合、各演讲企业间的细节安排等都需要你来落实、完成。

而且活动运营是一项非常注重细节的工作,细节做的好,做的全面,整个活动就会顺利,就不会遇到太多的突发情况,细节没考虑周全,现场手忙脚乱的事情就会很多。

以上经验总结,部分来自工作中自身的体会,部分来自对诸葛同事Alice和好朋友APICloud的Corey的学习,当然也有网络上偶尔看到的干货思考。下一次我们再聊聊沙龙活动中期和后期所要注意的一些事情。
作者:赵威 来源:PMCAFF
本文为作者独立观点,不代表鸟哥笔记立场,转载请注明出处,联系作者本人授权。
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